Eine ERP-Implementierung umfasst die Installation der Software, die Übertragung der Daten in das neue System, die Konfiguration aller Benutzer und Prozesse sowie die Schulung der Anwender in der Nutzung der Software.
Von der richtigen Auswahl einer ERP-Systemsoftware hängt für ein Unternehmen viel ab. Einmal ausgewählt, kann die Implementierung einer ERP-Software anfänglich jedoch zu Schwierigkeiten führen. Schließlich muss das komplette ERP-System aufgesetzt und konfiguriert werden.
Die Auswahl des richtigen ERP-Beraters für die Implementierung ist fast genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Software.
Die ERP-Implementierung besteht in der Regel aus 5 Phasen:
- Ermittlung und Planung
- Entwurf
- Entwicklung
- Test,
- Bereitstellung und fortlaufender Support.
1. Schritt: Anforderungen und Wünsche an die ERP-Software
Diese erste Phase beginnt während des Verkaufsprozesses und wird dann nach dem Verkauf fortgesetzt. In dieser Zeit wird das Projektteam erstellt. Während das Team daran arbeitet, aktuelle Probleme und mögliche Lösungen zu identifizieren, werden erste Besprechungen und Dokumentationen entwickelt. Ein wichtiger Teil dieser Phase ist die Erstellung des Projektplans, der als Leitfaden für den Rest des Projekts dient.
Während der Entwicklung des Projektplans erfolgt auch die Erstellung eines sogenannten Lastenheftes. In diesem werden die Anforderungen und Wünsche aller Abteilungen an die ERP-Software festgehalten und im Laufe des Prozesses angepasst. Für die Erstellung des Lastenheftes ist es wichtig, dass sich die Beteiligten auf Lösungsansätze und wie die Prozesse zukünftig im ERP-System darstellt werden sollen konzentrieren.
Eine ERP-Software soll Sicherheit und Genauigkeit von Daten gewährleisten und gesamte Geschäftsprozesse effektiv verwalten, indem Kosten besser kontrolliert und ein höheres Produktionsniveau erreicht wird.
2. Schritt: Test- und Entwicklungsphase
In der Test- und Entwicklungsphase wird überprüft, ob die Funktionalität des Systems mit den zuvor festgelegten Anforderungen übereinstimmt. Die Test- und Entwicklungsphasen überschneiden sich häufig, da die Implementierungs- und Projektteams zwischen den beiden Phasen wechseln und die Konfiguration ständig optimieren. Am Ende beider Phase können die Mitglieder des Projektteams ihre Arbeit im neuen System problemlos erledigen. Das ist der letzte Schritt vor dem Freischalten in das eigentliche ERP-System.
3. Schritt: Datentransfer
Der nächste Schritt der ERP-Implementierung ist die Datenmigration oder die Übertragung aller Datensätze und Informationen vom bisherigen System auf das Neue.
Viele Unternehmen speichern ihre Kunden-, Lieferanten- und andere Datensätze in verschiedenen Formaten und Datenbanken, die häufig Fehler und unnötige Informationen enthalten.
Diese Daten sollten vor Beginn der Migration auf Richtigkeit und Einheitlichkeit überprüft und bearbeitet werden. Veraltete Informationen sollten ebenfalls entfernt werden. Dieser Schritt umfasst auch das Einrichten neuer Datenbanken, das Zuordnen von Datenbankfeldern zwischen dem alten und dem neuen System und letztendlich das Übertragen der Daten.
4. Schritt: Mitarbeitertraining
Die Schulung der Anwender erfordert viel Zeit und Mühe. Insbesondere die Tatsache, dass die Mitarbeiter während des gesamten Prozesses ihre regulären Aufgaben wahrnehmen sollen, erschwert die Implementierung. Wie lange es dauert, hängt nicht nur von der Größe und Komplexität des ERP-Systems ab, sondern auch von der Einstellung der Mitarbeiter gegenüber dem neuen System.
Am Anfang sollten sich Unternehmen auf die gründliche Schulung der Trainer priorisieren. Das bietet den Unternehmen die Möglichkeit, Feedback über die Software zu geben und eventuelle Verbesserungen vorzunehmen, bevor jeder Mitarbeiter geschult wird. Das verringert auch die Wahrscheinlichkeit eines Produktivitätsverlusts nach der Bereitstellung. Zu berücksichtigen ist auch, dass es Anwendern manchmal schwerfällt, Rollen, Prozesse und Verhaltensweisen zu ändern, die sie über viele Jahre hinweg gelernt und verinnerlicht haben.
5. Schritt: Live-Schaltung
An dem Tag, an dem das System live geht, sollte man sich auf potenzielle Probleme vorbereiten. Trotz aller Bemühungen im Vorfeld, müssen wahrscheinlich Änderung vorgenommen werden. Das Implementierungsteam sollte jederzeit verfügbar sein, um Fragen zu beantworten, Anwendern das Verständnis für das System zu erleichtern und zu versuchen, Probleme zu beheben. Es kann einige Zeit dauern, bis sich die Nutzer an das System angepasst und die erwarteten Produktivitätsgewinne erzielt haben.
Worauf achten nach der Einführung eines ERP-Systems?
Nach der Bereitstellung eines ERP-Systems, muss sichergestellt werden, dass die Anwender zufrieden sind und dass das Unternehmen die gewünschten Vorteile erzielt. Das Projektteam ist in dieser Phase möglicherweise weiterhin für das ERP-System verantwortlich, konzentriert sich jedoch darauf, Benutzerfeedback zu erhalten und das System entsprechend anzupassen. Möglicherweise sind zusätzliche Entwicklungen und Konfigurationen erforderlich, wenn das System neue Funktionen benötigt.
Während dieser Phase ist es von Bedeutung, dass alle Mitarbeiter offen für die Veränderungen sind und sich an die neue Software langsam gewöhnen können. Ein Unternehmen sollte ihre Mitarbeiter bestmöglich unterstützen und vor allem die langfristigen Vorteile, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen und den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erleichtern, zeigen.
Der neuen Software Zeit geben
Der tatsächliche Erfolg einer ERP-Implementierung sollte in Jahren und nicht in Tagen, Wochen oder Monaten gemessen werden. Jedes Unternehmen kann sofort nach der Inbetriebnahme eines ERP-System erfolgreich sein. Der wirkliche Nutzen zeigt sich allerdings darin, wie gut sich die Prozesse über die Jahre entwickeln, bestehen bleiben und weiter verbessern. Ebenso sollen diese Veränderungen und Verbesserungen aufzeigen, wie sie die Mitarbeiterfluktuation, Geschäftserweiterung und Unternehmens-Ergebnisse positiv beeinflussen.
Kontinuierliche Pflege der ERP Datenbank
Das ist ein sehr wichtiger Schritt. Monatelange harte Arbeit stecken darin, alle Daten und Verfahren richtig in das neue System zu übertragen. Um alles in Ordnung zu halten, muss ein Plan vorhanden sein, mit dem alle Transaktionen und Prozesse täglich, wöchentlich und monatlich überprüft werden können. Das ist einer der wichtigsten Schritte zum Erfolg. Bleibt die laufende Prozessvalidierung nicht konsistent, führt das langfristig zu Problemen.
Enge Zusammenarbeit zwischen alle Beteiligten
Die Entscheidung zur Implementierung einer ERP-Lösung wird normalerweise auf Geschäftsführungsebene getroffen. Wenn jedoch die Vorschläge der Mitarbeiter keine Berücksichtigung finden, wie sich das auf ihre bestehenden Arbeitsprozesse auswirkt, kann das später zu Unverständnis und betrieblichen Komplikationen führen. Es ist wichtig, Mitarbeiter nicht nur aus der IT, sondern aus dem gesamten Unternehmen zu konsultieren. Die Bereiche Finanzen, Fertigung und Logistik gehören genauso dazu, wie der Kundensupport sowie Sales und Marketing. Ziel soll es schließlich sein, einen möglichst reibungslosen Ablauf im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Die ERP-Testphase
Es ist durchaus üblich, Geschäftsprozesse in einem ERP-System so zu automatisieren und zu integrieren, wie sie sind. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass die Effizienz eines ERP-Systems weitgehend von der Effektivität der von ihm automatisierten Prozesse abhängt. ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, Probleme zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um Arbeitsprozesse zu verbessern.
Während der Testphase der Implementierung werden Prozesse und Betriebsverfahren entwickelt und aufgezeichnet, um die Herausforderungen bei der ERP-Implementierung zu verringern. Sobald das System voll entwickelt ist, werden möglicherweise zusätzliche Prozesse entdeckt oder Änderungen an den ursprünglichen Verfahren erforderlich. Wenn kein Plan für die Prozessverfeinerung besteht, wird der neue oder aktualisierte Prozess im Allgemeinen ignoriert oder falsch integriert. Das kann eine Hauptursache für Fehler bei der ERP-Implementierung sein.
Die Bedeutsamkeit von ERP-Customizing
Die ERP-Software ist dafür da, um Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren und zu verbessern. Customizing bedeutet, benutzerdefinierte ERP-Software-Anpassungen gemäß den Anforderungen des Unternehmens vorzunehmen. Unterschiedliche Bedingungen in verschiedenen Abteilungen, einschließlich der Verwendung unterschiedlicher Softwaresysteme, für die möglicherweise eine Integration durch Dritte oder der Zufluss von Informationen aus einem Altsystem erforderlich ist.
Kundenspezifische ERP-Lösungen sind als einheitliche Software konzipiert, die den Anforderungen aller verschiedenen Abteilungen sowie den internen Informationen entspricht, die innerhalb des Unternehmens verarbeitet werden müssen.
Das Customizing hilft dabei, unerwünschte oder unnötige Funktionen zu entfernen. Außerdem werden die Verwirrungen zwischen anderen Abteilungen minimiert. Zum Beispiel muss ein Verkäufer das Lagerverwaltungsmodul oder das Buchhaltungsverwaltungsmodul nicht verstehen.
Daher sollte jede Abteilung bei der Anpassung nur die Module sehen, die dieser Abteilung helfen. Darüber hinaus können die Benutzeroberfläche speziell für jede Abteilung anpasst werden.
Viele Unternehmen denken, dass die Entwicklung kundenspezifischer ERP-Software im Vergleich zur Implementierung vorgefertigter ERP-Software teuer ist. Jedoch können Unternehmen sehr kostengünstig eine vorgefertigte ERP-Software anschaffen. Bei dieser Lösung sind häufig viele Module kostengünstig verfügbar und durch kleine Anpassungen an die firmenspezifischen Anforderungen führen sie langfristig zu einer besseren Effizienz.
Systemanforderungen an eine ERP-Software
Die Systemanforderungen variieren je nach Anzahl der Benutzer, Anzahl der Standorte, Art der Integration und anderen Faktoren. Für die Leistung eines ERP-Systems ist es wichtig, dass die Hardware für eine Installation die richtige Größe hat.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein ERP-System einzurichten, zum Beispiel: Cloud, Hybrid Cloud und On Premise. Die für jede Art von ERP-Implementierung erforderliche Basishardware ist jedoch unterschiedlich.
Viele Faktoren spielen eine Rolle, welche Betriebsumgebung oder welcher Cloud-Typ für ein bestimmtes Unternehmen und seine spezifischen Anwendungen verwendet werden kann oder sollte, einschließlich der vorhandenen Hardware-Infrastruktur. Normalerweise bestimmen die Ziele und individuellen Anforderungen jedes Unternehmen die Hardwareanforderungen.
Welche ERP-Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten sind möglich?
Bei der Integration wird die ERP-Software einzeln mit jeder Software oder jedem Tool verbunden. Die Schwierigkeit bei ERP-Schnittstellen besteht darin, dass eine Integration für jedes System separat durchgeführt werden muss. Darüber hinaus kann der Prozess schnell kompliziert werden, da mehrere Programme innerhalb eines Unternehmens verwendet und auch die Daten untereinander austauschbar sein müssen.
Folgende Anbindungsmöglichkeiten gibt es zum Beispiel:
- Elektronischer Datenaustausch (z. B. DATEV oder ELSTER)
- E-Commerce- und Online-Shop-Anbindungen
- Elektronischer Zahlungsverkehr
- Betriebsdaten- und Personalzeiterfassung
ERP-Einführung: klassische oder agile Methode?
Die klassische Methode
Die klassische Methode ist das, was man auch als „traditionelle Methode“ zur Implementierung eines ERP-Systems bezeichnen könnte. Sie beinhaltet das Erfassen der Anforderungen, das Erstellen eines Plans, die Erstellung eines Testplans und das Präsentieren eines vollständigen, betriebsbereiten Endproduktes.
Jede Phase des Projekts hat einen Start- und Endpunkt. Die Arbeit an der nächsten Phase beginnt erst, wenn die aktuelle Phase abgeschlossen ist. Daher wird sie als traditionelle Methode bezeichnet.
In der ERP-Implementierung sieht die klassische Methode möglicherweise folgendermaßen aus:
- Entscheidung
- Planung
- Design
- Entwicklung
- Testen
- Einsatz
- Instandhaltung
Ein Großteil der Arbeit und viele Entscheidungen finden in der Planungsphase statt. Hier erhält das Team traditionell vom Projektleiter und allen Beteiligten Informationen darüber, wie das Projekt aussehen soll, was sie brauchen, was sie wollen und so weiter. Von dort aus erstellt das Team einen Projektplan und macht sich an die Arbeit.
Die agile Methode
Die agile Einführung ist, wie der Name schon sagt, schneller und flexibler als die traditionelle Methode. Der große Unterschied zwischen den beiden liegt in der Entwicklungs- und Bereitstellungsphase. Anstatt zu versuchen, ein vollständiges, fertiges Produkt auf einmal zu präsentieren, konzentriert sich die agile Methode auf das, was gerade am wichtigsten ist.
Das Ziel der agilen Variante ist es, das System so schnell wie möglich betriebsbereit zu machen und im Laufe der Zeit zu erweitern. Wenn die Rechnungsstellung vor dem Rest des Systems betriebsbereit sein muss, priorisiert das Team die Rechnungsstellung. Wenn die Bestandsverwaltung von entscheidender Bedeutung ist, konzentriert sich das Team eben darauf als Erstes.
Das Projektteam unterteilt die Arbeit in kleine Schritte, die den Aufwand für Vorausplanung und Design minimieren. Das Team arbeitet während jedes einzelnen Schrittes an allen Funktionen, von Planung, Entwicklung, Bereitstellung bis hin zum Testen. Am Ende steht ein funktionsfähiger Teil des größeren ERP-Systems bereit.
Nacheinander baut das Team die Teile auf, die dann das gesamte System bilden. Und weil sie sich jeweils nur auf ein Stück konzentrieren, kann das Unternehmen seine Anforderungen flexibler ändern und verfeinern, während es mehr über die Möglichkeiten des neuen ERP-Systems erfährt.
Welche Methode ist für die ERP-Implementierung richtig?
Wenn Unternehmen der von dem ERP-Anbieter bereitgestellten Implementierungsstrategie folgen, verwenden sie höchstwahrscheinlich beide Methoden gleichzeitig. Viele ERP-Anbieter verwenden bei ihren Implementierungen eine Kombination beider Methoden.
Hat ein Unternehmen feste Anforderungen und diese weisen eine feste Struktur auf, möchten es möglicherweise nur die traditionelle Methode befolgen. Es kann etwas länger dauern, bis die Bereitstellungsphase erreicht ist, aber die Implementierung verfügt über viel mehr Struktur, Stabilität und Dokumentation.
Wenn sich ein Unternehmen schnell ändert und man nicht sicher sind, ob die Anforderungen in einem Jahr dieselben sein werden, ist jedoch eine agile ERP-Implementierung zu empfehlen. Auf diese Weise können Unternehmen Funktionen priorisieren und bei Bedarf Änderungen kurzfristig vornehmen.
Was ist ein ERP-Lastenheft?
Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem alle wichtigen Anforderungen, die ein Unternehmen an das zukünftige ERP-System und dessen Anbieter beschrieben sind. Während ein Unternehmen nach der Suche für den richtigen ERP-Anbieter ist, wird das Lastenheft um wichtige Erkenntnisse ergänzt. Dazu gehören die Anforderungen oder mögliche Wünsche an das System oder den Anbieter, die für die spätere Umsetzung von Bedeutung sind.
Eckpunkte eines Lastenhefts
Die Bereitstellung eines ERP-Systems ist nicht nur in Bezug auf Kosten und Instandhaltung, sondern auch in Bezug auf dedizierte Ressourcen und Zeit eine kostenintensive Angelegenheit. Um Unternehmen dabei zu helfen, die Chancen für ein erfolgreiches ERP-System zu erhöhen, sollte ein Lastenheft erstellt werden.
Die Eckpunkte in einem Lastenheft sind:
- Geschäftsprozesse definieren
- Anforderungen an den ERP-Anbieter definieren
- ERP-Implementierung in einzelne Projekte einteilen
- Anforderungen klar priorisieren
Das Lastenheft sollte immer überschaubar gehalten und von allen ERP-Anbietern geprüft werden, bevor sich ein Unternehmen für einen entscheidet. Es erfordert die Erstellung einer klaren und umfassenden Liste der Anforderungen, bevor man sich mit Anbietern befasst.
Dabei sollte sich ein Unternehmen auf bestimmte Geschäftsprozesse und Systemanforderungen konzentrieren und den Umfang des Projektes definieren. Je spezifischer die Planung im Voraus erfolgt, desto detaillierter können Anbieter die Anforderungen verwirklichen.
Es ist wichtig Probleme, Stärken und Wettbewerbsvorteile zu identifizieren und sicherzustellen, dass das neue ERP-System gute Lösungen für diese Probleme bietet und die Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern kann.
Mit anderen Worten, das Lastenheft sollte eine Art Fragenkatalog mit allen wichtigen Anforderungen eines Unternehmens für den ERP-Anbieter sein.
Fehler bei der Erstellung eines Lastenhefts
Einer der größten Fehler bei der Erstellung eines Lastenhefts ist, dass die Unternehmensleitung vergisst, die einzelnen Abteilungen und deren Mitarbeiter mit einzubeziehen. Das ist von besonderer Bedeutung, da jede Fachabteilung am besten ihre Arbeitsabläufe und Prozesse kennt. Die entsprechenden Mitarbeiter können am besten Beurteilen, welche Funktionen für ihre Fachabteilung von Vorteil und welche Anwendungen eher nachteilig sind beziehungsweise nicht zielführend sind.
Ein weiterer Fehler, der häufig begangen wird, ist das gleichzeitige Suchen nach Lösungen bei der Definition der Geschäftsprozesse. Bei der Erstellung des Lastenheftes geht es in erster Linie darum, Prozesse zu optimieren und zu verbessern. Daher sollte hier nur die Frage “Was soll optimiert werden?” den Hauptfokus erhalten und nicht das “Wie”. Das “Wie” kann zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Anbieter der Software diskutiert werden.
Das Lastenheft sollte nie wie ein festgeschriebenes Dokument betrachtet werden, welches man nach der Erstellung nicht mehr ändern kann. Es ist vielmehr ein Dokument, welches sich mit der Zeit weiterentwickelt.
Bei der Auswahl des passenden Anbieters und ERP-Systems sollte die Unternehmensbranche auch eine Rolle spielen. Mit anderen Worten, das ERP-System sollte über Standardfunktionen verfügen, die die Anforderungen des Unternehmens abdecken, ohne dass eine Anpassung erforderlich ist. Das ist im Laufe der Zeit kostengünstiger, einfacher zu aktualisieren und einfacher zu unterstützen.
Das Implementierungsteam des ERP-Anbieters ist genauso wichtig wie das ERP-System selbst. Der ERP-Anbieter muss über gute Implementierungsberater mit Erfahrung aus ähnlichen Branchen verfügen und in der Lage sein, die Anforderungen zu verstehen, um die besten Lösungen für ein Unternehmen zu finden.
Was ist ein ERP-Pflichtenheft?
Das ERP-Pflichtenheft ist die Antwort zum ERP-Lastenheft. Nachdem das Lastenheft an den ERP-Anbieter übergeben wurde, arbeitet der Anbieter Vorschläge zur Umsetzung der Anforderungen entsprechend dem Lastenheft aus.
Der ERP-Anbieter dokumentiert alle Lösungsvorschläge im Pflichtenheft, welches anschließend in einem gemeinsamen Workshop zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter ausgewertet wird. Dazu gehört ebenfalls die erneute Prüfung der im Lastenheft festgelegten Prozesse.
Im Anschluss erfolgt die detaillierte Auflistung des voraussichtlichen Zeitplans sowie der Umsetzung der Anforderungen und das Pflichtenheft wird teil des Vertrages.
Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen ein weitaus umfangreicheres Pflichtenheft als das ursprüngliche Lastenheft zurückerhält. Das kann daran liegen, dass der ERP-Anbieter neue Anregungen oder zusätzliche Features ergänzt hat, die eventuell bei der Erstellung des Lastenhefts nicht berücksichtigt wurden oder für die Optimierung von Prozessen durchaus von großem Vorteil sein können.
Unternehmen sollten diese Änderungen mit dem Anbieter besprechen. Schließlich dient das Pflichtenheft dazu, um Missverständnisse zu vermeiden und die Anforderungen möglichst genau zu definieren.
Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten
Die meisten Unternehmen sind sich bewusst, dass sie digitale Technologien einsetzen müssen, um auf dem heutigen Markt bestehen zu können. Doch die Angst vor dem Scheitern hält sie zurück. Aus diesem Grund liegt es in der Verantwortung des ERP-Anbieters, Unternehmen über den Wert von ERP aufzuklären und zu ermutigen. Das bedeutet auch, ehrlich und offen darüber zu sprechen, was schiefgehen kann.
Es gibt Möglichkeiten, Misserfolge zu vermeiden, von der frühen Entdeckungs- und Entwicklungsphase bis hin zum Live-schalten der ERP-Software.
Mitarbeiter involvieren
Unterschätze niemals die Wichtigkeit von Menschen. Ohne Mitarbeiter an Bord sind Projekte zum Scheitern verurteilt. Die Ängste, die Mitarbeiter in einem Unternehmen erleben, das sich im Wandel befindet, müssen berücksichtigt werden. Einige befürchten möglicherweise, dass automatisierte Prozesse und ein viel schnellerer Zugriff auf Berichte, sie überflüssig machen. Doch die beste Strategie besteht darin, diese Befürchtungen zu beseitigen und sie nicht unter den Teppich zu kehren.
Ein Unternehmen sollte auf allen Ebenen ihre Mitarbeiter informieren und insbesondere die Vorteile, aber auch Auswirkung eines ERP-Systems erklären. Wenn die Mitarbeiter verstehen, warum etwas getan wird, ist es wahrscheinlicher, dass sie mit an Bord kommen beziehungsweise bleiben.
Entscheidungsträger zusammenbringen
Berater sind großartig darin, ihre Arbeit zu erledigen, wenn sie gelassen werden. Doch manchmal können mehrere Führungsebenen oder flache Hierarchien und verspätete Entscheidungen die Dinge verlangsamen und wertvolle Zeit verschwenden. Projekte können überraschend schnell einen Abschluss finden, wenn Entscheidungen umgehend getroffen werden.
Alle Entscheidungsträger sollten von Anfang an in die Projektplanung eingebunden sein. Ohne diese Leute an Bord können Entscheidungen ewig dauern. Verzögerungen führen zu Engpässen und wertvolle Zeit wird vergeudet.
Unterschätzung des Schulungsbedarfs
Viele Unternehmen sind von dem erforderlichen Schulungsaufwand überrascht. Die ERP-Software ist wie jedes Tool nur so gut wie die Personen, die es verwenden. Wenn Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind, kann ein Unternehmen keinen größeren Wettbewerbsvorteil erwarten.
Unterlagen, auf die ein Mitarbeiter jederzeit zugreifen kann, sind ebenfalls hilfreich. Leicht verständliche Anleitungen, Tutorials und vor allem Anwendungs-Tutorials direkt in der Software am Verwendungsort zu integrieren, ist eine zusätzliche Möglichkeit, den Schulungsbedarf dauerhaft zu gewährleisten.
Fehlerhafte Prozessanalyse bei der ERP-Auswahl
Eine Vielzahl der Unternehmen sehen in der Einführung von ERP-Software die Lösung für all ihre Probleme. Allerdings nehmen sie sich nicht genügend Zeit, um die Einzelheiten zu definieren, die sie erreichen möchten, oder um den Erfolg zu messen.
Es ist wichtig, eine klare Dokumentation darüber zu haben, was genau mit dem ERP-System erreicht werden soll und wo die Prioritäten liegen. Wenn kein detailliertes Pflichtenheft vorhanden ist, besteht die Gefahr des kurzfristigen Denkens und der kleinen Rückschläge, die ein Projekt verzögern, aber auch zum Scheitern verurteilen kann.
Mangel an ausreichenden Zuständigkeiten
Die meisten Unternehmen wissen, dass ein ERP-Projekt neben der Aufrechterhaltung des täglichen Betriebs ein beträchtliches Maß an Engagement und manchmal Überstunden von den Mitarbeitern erfordert.
Bei einer ERP-Implementierung geht es nicht darum, einen Knopf zu drücken, und alles geschieht automatisch. Es braucht Zeit, sorgfältige Aufmerksamkeit, klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, um Chaos zu vermeiden.
Um bei der ERP-Implementierung erfolgreich zu sein, benötigt das Projektteam eine starke Unterstützung durch das Management. Eine klare Kommunikation über die Erwartungen an das Projekt, die Bereitstellung der benötigten Ressourcen, die Aufrechterhaltung einer positiven Einstellung und Energie, die Wertschätzung und die Bereitstellung für Planungssitzungen sind Möglichkeiten, mit denen das Management-Team zum Erfolg beitragen kann.
Realistischen Zeitplan festlegen
Da eine ERP-Implementierung zwischen 6 Monaten und 2 Jahren dauern kann, ist es wichtig, Meilensteine oder Zwischenziele zu setzen. Unter den Meilensteinen können sich kleinere Etappenziele befinden. In der Planungsphase werden Meilensteine oder Teilabschnitte ausgesucht wie beispielsweise die Wahl der Teammitglieder und Teamleiter, die Definition der Zeitpläne und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
Meilensteine helfen dabei, den Überblick zu behalten und sich auf den Projektablauf zu konzentrieren.
Die Bedeutsamkeit der richtigen externen Berater
Mit der Beauftragung eines ERP-Anbieters erhält das Unternehmen gleichzeitig einen ERP-Berater zur Seite. Dieser soll das Unternehmen bei der Wahl des richtigen ERP-Systems unterstützen. Es ist jedoch zu beachten, dass ein ERP-Berater nicht die betriebsinternen Prozessabläufe kennt und deshalb sollte dieser keine unternehmerischen Entscheidungen treffen. Ein Berater hat eine beratende Funktion, aber die endgültigen Entscheidungen müssen vom Unternehmen selbst getroffen werden.
Was sind die Aufgaben eines ERP-Beraters?
Die Hauptfunktion des ERP-Beraters besteht darin, Unternehmen bei der Umstellung auf ERP-Software zu unterstützen. Ein erfolgreicher ERP-Berater kann den Geschäftsprozess eines Kunden verstehen, um festzustellen, wo ERP-Systeme am nützlichsten sind.
Unternehmen haben die Möglichkeit, einen Berater bei der vollständigen Implementierung eines ERP-Projekts unterstützen zu lassen, von der Anpassung der Geschäftsanforderungen an die richtige Software bis hin zur Verwaltung von Änderungen innerhalb des Unternehmens aufgrund der Software.
ERP-Berater sind Experten für den Übergang von alten, normalerweise unterschiedlichen Verwaltungssystemen zur neuen Lösung. Sie analysieren und verstehen die Geschäftsanforderungen und bewerten in diesem Zusammenhang potenzielle ERP-Lösungen. Die Auswahl des am besten geeigneten Systems und die Bereitstellung, Anpassung, Prüfung und Feinabstimmung dieses Systems sind alles Phasen des Projekts, die von ERP-Beratern durchgeführt werden können.
Was macht einen guten ERP-Berater aus?
Normalerweise arbeiten ERP-Berater nicht nur mit der Geschäftsleitung zusammen, sondern mit allen verantwortlichen Mitarbeitern, die eine Rolle bei der ERP-Implementierung spielen. Außerdem arrangieren sie Schulungen für alle Mitarbeiter und stehen selbstverständlich für Rückfragen und Problemen zur Stelle. Sie stehen von Anfang bis Ende und darüber hinaus einem Unternehmen zur Verfügung und sorgen für eine reibungslose Implementierung.
Ein Unternehmen sollte darauf achten, dass der Berater und dessen Team während der gesamten Laufzeit des Projektes zur Verfügung stehen. Die Zeitabläufe sollten angemessen sein. Das Festlegen unrealistischer Fristen ermutigt Berater, sich direkt mit dem Lösungsdesign zu befassen, ohne zuvor das Unternehmen vollständig zu verstehen. Fehlende Anforderungen führen später in der Implementierung zu erheblich mehr Zeitaufwand und Kosten.
ERP-Projekte sind bekanntermaßen komplex und mit einem hohen Risiko verbunden. Ein guter Berater hält das Projekt auf Kurs, indem er einer bewährten Methodik folgt, dem Kunden zuhört und ihn führt, Projektrisiken mindert und alle Aspekte von Veränderungen behandelt.
Auch erkennt und vermeidet ein guter Berater Fallstricke, wie unzureichende Tests und schlechte Datenbereinigung. Der beste Berater ist nicht unbedingt derjenige, der verspricht, alle Anforderungen zu erfüllen. Ehrlichkeit und der Hinweis, dass etwas nicht getan werden kann, ist besser, als einen Weg des unvermeidlichen Scheiterns einzuschlagen.
Welche Fähigkeiten sollte ein ERP-Berater haben?
- Starke analytische Fähigkeiten
- Geschäftsprozessanalyse
- Fachexpertise und Know-how im Bereich ERP
- Erfahrung in Datenmanagement und Big Data
- Projektmanagement und Prozessanalyse
- Organisatorische Fähigkeiten
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Führungsqualität
- Team- und Koordinationsfähigkeit
Fazit: Die Entscheidungsmacht liegt nicht beim ERP-Berater
Die Auswahl eines ERP, das den Anforderungen eines Unternehmens entspricht, ist von entscheidender Bedeutung. Ein guter Berater sollte einen unvoreingenommenen Blick auf verfügbare ERP-Systeme haben und helfen, das System zu finden, das den geforderten Anforderungen am besten entspricht. Der Berater hat Erfahrung in seiner Arbeit mit vielen Unternehmen und kann wahrscheinlich Anforderungen identifizieren, die andere Unternehmen eventuell übersehen würden.
Jedoch sollten unternehmerische Entscheidungen weiterhin vom Unternehmen selber getroffen werden oder gemeinsam mit dem ERP-Berater. ERP-Berater unterstützen bei der Realisierung des ERP-Projektes und allem, was damit verbunden ist, aber das Unternehmen hat die Verantwortung für den zukünftigen Erfolg.
