Digitalisierungspotenzial für Ihren Vertrieb – mit der richtigen ERP-Software

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Digitalisierungspotenzial entdecken – Wie erreichen Unternehmen eine erfolgreiche digitale Transformation im Vertrieb? Was waren die wichtigsten Veränderungen in der Branche in den letzten 5 bis 10 Jahren? Ist die Digitalisierung des Verkaufsprozesses wichtig? Und was genau hält die Zukunft für den Vertriebsmitarbeiter bereit?

Digitalisierung im Vertrieb implementieren

Die Vertriebsfunktion in produzierenden Unternehmen muss geändert werden, um den wandelnden Kundenpräferenzen gerecht zu werden und die Effektivität der Vertriebsmitarbeiter zu verbessern.

Die Digitalisierung kann die Vertriebsleistung auf vielfältige Weise verbessern, von der Schaffung neuer Vertriebskanäle über Tools zur Steigerung der Produktivität bis hin zu erweiterten Big Data Analysen.

Die besondere Bedeutung des Umsatzes für erfolgreiche Geschäftsergebnisse in vielen Märkten ergibt sich aus einem zunehmenden Wettbewerb um Produkte und Dienstleistungen weltweit. Daher wird die Qualität der Markt- und Kundenabwicklung immer wichtiger.

Digitalisierung bedeutet Zugang zu Informationen

Erfolg im Vertrieb erfordert aktives Kundenmanagement, Kundenkontrolle und Kundenkommunikation.

Um den Kunden kompetent und glaubwürdig erscheinen zu können, benötigen Verkaufs- und Vertriebsteams Zugang zu umfassenden Informationen über Märkte, Wettbewerb und vor allem Unternehmen und deren Kunden.

Viele Informationen sind einfach nicht verfügbar, obwohl sie sich möglicherweise bereits im Unternehmen befinden. Das betrifft nicht einmal komplexe oder verknüpfte Daten. Selbst notwendige, einfache Zahlen über die Top-Verkäufer innerhalb eines definierten Zeitraums, Verkaufsbereiches oder über einzelne Kunden sind nicht immer zugänglich.

Ganz zu schweigen von komplexeren Bereiche wie Analysedaten zu Werbemechanismen oder eines Verkaufsmix mit einer optimierten Gewinnspanne.

Steht keine andere Möglichkeit zur Verfügung, gleicht ein guter Verkäufer das Fehlen von Informationssystemen häufig durch manuelle Auswertung, Berechnung von Daten und zusätzliche persönliche Erfahrungen aus.

Wenn jedoch ein Vertriebsteam mit digitalen Systemen unterstützt wird, wenn Schlüsseldaten und Berichte verfügbar sind und professionelle Präsentationen einem Kunden gezeigt werden können, können noch bessere Ergebnisse auf eine effizientere Weise erzielt werden.

Davon profitieren nicht nur Vertriebsmitarbeiter, sondern auch die obersten Führungsebenen.

Zu diesem Zweck stehen mehrere Anwendungen zur Verfügung, die sowohl Bestandteile gängiger Managementinformations- und ERP-Systemen als auch CRM-Systeme sein können, um die gesamte Arbeit im Vertrieb zu optimieren.

Automatisierung von Routineaufgaben

Häufig erfordert es 5 bis 15 Qualitätskontakte für einen Vertriebsmitarbeiter, um ein einzelnes Geschäft abzuschließen. Es dauert dann unzählige Stunden, um Beziehungen zu verwalten und mit Kunden zu kommunizieren.

Das kann Folgendes umfassen: Telefonanrufe, Besprechungen, E-Mails und sogar Textnachrichten. Das ist viel Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter damit verbringt, einen Kunden und seine Bedürfnisse kennenzulernen, Notizen zu schreiben, Daten zu protokollieren und zu verfolgen.

Hierbei handelt es sich hauptsächlich um Verwaltungs- und Dateneingabeaufgaben, die Vertriebsmitarbeiter, Manager und Führungskräfte täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen.

Bei der Automatisierung von Vertriebsaufgaben werden manuelle, langwierige und zeitaufwändige Aufgaben im Verkaufsprozess optimiert, sodass sich das Vertriebsteam weniger auf die Administration und mehr auf den Verkauf konzentrieren kann.

Die Automatisierung der Vertriebsaufgaben ist eine praktische Möglichkeit, mithilfe von Technologie die Verkaufsergebnisse zu verbessern. Die Vertriebsautomatisierung spart Unternehmen Zeit und Geld. Beides ist für Unternehmen von unschätzbarem Wert.

Der digitale B2B-Bereich wächst schnell

Der E-Commerce stört den traditionellen B2B-Verkauf. Digital versierte Käufer möchten den Komfort, die Geschwindigkeit, die Genauigkeit und die Personalisierung, die E-Commerce-Shops, mobile Apps und B2B-Marktplätze wie Amazon für ihr Business nutzen.

Da Bestellungen digital verarbeitet werden, wird die Effizienz beim Einkauf für große und kleine Händler, Hersteller und andere Arten von B2B-Verkäufern verbessert.

Führende B2B-Händler setzen sich direkt mit E-Commerce auseinander und erkennen, dass das für die Steigerung des Umsatzes und die Förderung der Neukundengewinnung von entscheidender Bedeutung ist. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie von der Konkurrenz abgehängt werden.

Die ersten B2B-Webseiten waren einfache „Portale“, die verwendet wurden, um Kundendienstmitarbeiter zu ersetzen und bestehenden Kunden die Möglichkeit zu geben, Nachbestellungen selbst vorzunehmen. Andere Webseiten waren nur Online-Kataloge zum Durchsuchen, ohne einen Kauf durchführen zu können.

Heutzutage bieten B2B-Webseiten Einkaufserlebnisse für Unternehmen, die nicht weit von den Erwartungen der Endverbraucher entfernt sind. Es gibt eine einfache Webseiten-Navigation, hochwertige Fotos, vereinfachte Zahlungsmöglichkeiten und flexible Zahlungsoptionen. Mit anderen Worten, sie sind modern, benutzerfreundlich und konzentrieren sich auf einfache Prozesse, um den Verkauf zu steigern.

Bestehende ERP-Systeme einbinden

Ein Kundenauftrag ist eine offizielle Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Käufer über die Lieferung von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen. Es enthält definierte Kosten, Artikel oder Dienstleistungen und Liefertermine.

Jeder rechtzeitig gelieferte Auftrag verhilft Unternehmen zu einem vertrauenswürdigen Namen auf dem Markt. Wenn die Anzahl der Aufträge steigt, wird es für herkömmliche Computeranwendungen schwierig, die anfallende Arbeitslast zu verwalten und ERP-Systeme bieten eine bessere Lösung.

Wir wissen, dass ERP für Unternehmensmanager einen hohen Mehrwert bietet. Ein Vertriebsteam kann jedoch genauso von einem ERP profitieren. Das liegt daran, dass der Vertrieb ein nach außen gerichtetes Element innerhalb eines Transaktionsprozesses ist. Je besser die Vertriebsabteilung vor Ort ist, desto besser ist die Leistung des gesamten Unternehmens.

Verkaufsprozesse werden davon beeinflusst, wie gut ein Vertriebsmitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Kunden liefert. Vertriebsabteilungen, denen ein effizientes ERP-System fehlt, können schnell Chancen auf dem Markt aus den Augen verlieren und diese auch verpassen. Anstatt das Richtige zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu tun, können Mitarbeiter unwissentlich die falschen Informationen zur falschen Zeit liefern.

Der Verkaufserfolg wird von der Fähigkeit bestimmt, sich zu vernetzen und dauerhafte Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Es spielt keine Rolle, ob ein Unternehmen Spielzeuge, Autos oder Wassermelonen am Straßenrand verkauft. Unternehmenstransaktionen gedeihen erst, wenn sich ein Kunde bei einem Vertriebsmitarbeiter wohlfühlt.

Ständige Kommunikation in jeder Geschäftsbeziehung sind von entscheidender Bedeutung. Wenn es um ERP geht, gibt es wirklich nichts Besseres als ein integriertes CRM-System, das Kundeninformationen nachverfolgt und dabei hilft, eine offene Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeiter und den Kunden aufrechtzuerhalten.  Kommunikation ist einer der wesentlichen Innovationstreiber beim Digitalisierungspotenzial im Vertrieb.

Die ERP-Integration ist für den Erfolg einer E-Commerce-Implementierung sehr entscheidend. Sie kann das gesamte Projekt zum Scheitern bringen kann, wenn es nicht richtig gemacht wird. Daher ist es wichtig, eine ERP-Integration sorgfältig zu planen und die E-Commerce-Plattform mit Bedacht auszuwählen, um Integrationsprobleme zu minimieren.

Bei erfolgreicher Durchführung ist eine E-Commerce-ERP-Integration zwischen Plattformen maßgeblich, um die Leistungsfähigkeit einer vollständig digitalisierten Vertriebsumgebung zu nutzen.

Die ERP-Software ist normalerweise das Rückgrat der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Sie kümmert sich um die Buchhaltung, Kundendatenbank, Fertigungspläne, Materialverwaltung, Bestellung und Versand. Eine E-Commerce-Plattform ist ein leistungsstarkes Verkaufstool und muss gut mit der ERP-Software funktionieren.

Zusammenarbeit von ERP und E-Commerce-Plattform

ERP ist die Quelle aller historischen und aktuellen Daten eines Unternehmens. Das sind die Informationen, die benötigt werden, um alles von Produktionstrends bis zu den Auswirkungen der Saisonalität auf den Umsatz zu analysieren. Die Vielzahl der Informationen in ERP-Systemen kann jedoch auch eine Herausforderung sein. Das liegt daran, dass die Integration eines Datensystems umso schwieriger ist, je mehr Datenfelder zur Verfügung stehen.

Für eine erfolgreiche Integration ist es wichtig, während der Planung genau zu definieren, welche Daten im ERP synchronisiert und in das E-Commerce-System integriert werden sollen. Dazu müssen Anwender zunächst die verschiedenen Datentypen verstehen, die vom ERP- und E-Commerce-System gemeinsam genutzt werden, und wissen, warum die gemeinsame Nutzung dieser Daten wichtig ist. Nur so lässt sich an dieser Stelle das volle Digitalisierungspotenzial  erkennen.

Digitalisierungspotenzial
Quelle: www.hci.iao.fraunhofer.de

Digitale Plattformen zeigen Digitalisierungspotenzial

Plattform-Integrationen übertragen Daten zwischen den beiden Systemen hin und her. Eine erfolgreiche Synchronisierung ist beispielsweise, wenn eine Bestellung aus dem E-Commerce an das ERP-System gesendet oder das Inventar aus dem ERP im E-Commerce-System automatisch aktualisiert wird.

Diese Synchronisierungen werden durch die nahtlose Integration der beiden Systeme erleichtert. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen E-Commerce und ERP kann jedes System das andere erweitern, um die Datenerfassung zu unterstützen und die Automatisierung von Vertriebsprozessen erleichtern.

Wenn die E-Commerce-Plattform erweitert werden kann, um mehr Datenpunkte zu erfassen, wird der Wert jeder Synchronisierung erhöht. Durch ein genaues System können bessere Kundenprofile erstellt oder die Anbindungen zum Unternehmen verbessert werden. Vertriebsmitarbeiter verfügen über die Informationen, die sie benötigen, um Kunden mit neuen Produktvorschlägen, Werbeaktionen oder Rabatten zu begeistern, die auf ihre Vorlieben zugeschnitten sind.

Die Auswahl einer B2B-E-Commerce-Plattform

B2B-E-Commerce-Plattformen sind häufig weitaus komplexer als B2C-E-Commerce-Plattformen. Aufgrund der Vertragsvereinbarungen und Regeln, die häufig mit dem Verkauf an andere Unternehmen verbunden sind, müssen B2B-E-Commerce-Plattformen in der Lage sein, diese spezifischen Daten individuell für jeden einzelnen Kunden zu berücksichtigen, um je nach Benutzer unterschiedliche Kauferfahrungen zu erzielen.

Aus diesem Grund sollte eine digitale Handelsplattform die Möglichkeit haben, den Zugriff auf bestimmte Teile der Webseite individuell zuzulassen oder einzuschränken. Digitalisierungspotenzial zeigt sich zum Beispiel:

  • Einkaufspreise für B2C-Kunden ausblenden

  • Allgemeine Preislisten nicht anzeigen

  • Verstecken der B2B-Plattform vollständig vor nicht registrierten Mitgliedern

Die Entscheidung, wie diese Optionen verwendet werden, sollte beim Unternehmen liegen. Sie müssen sicherstellen, dass die ausgewählte digitale Handelsplattform diese Auswahl überhaupt ermöglicht.

Wenn eine kundenspezifische Anpassung auf der digitalen Handelsplattform möglich ist, ist auch die Angebotsautomatisierung möglich. Das bedeutet, dass ein Kunde sein individuelles Angebot mit den für ihn festgelegten Preisen und Regelungen in Echtzeit jederzeit erstellen kann, ohne dabei mit jemanden zu kommunizieren oder auf die Angebotserstellung zu warten.

Über die Angebotsautomatisierung sollte auch eine Produktkonfiguration möglich sein, bei der der Kunde die Produkte selbst konfiguriert. Das Digitalisierungspotenzial im Vertrieb sieht eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten vor.

„Eigentlich sollten die Entscheider sich fragen, ob sie es sich überhaupt leisten können, auf umfangreich Digitalisierungsmaßnahmen zu verzichten. Denn langfristig gesehen wird es deutlich teurer sein, wenn man nicht auf die Digitalisierung setzt und auch weiterhin hohe Kosten für die händische Bearbeitung von Dokumenten hat. Sobald man einmal die ersten Schritte im Bereich der Digitalisierung gegangen ist, dann kann man darauf aufbauen.“ Quelle: Digital-Magazin.de

Vorteile der Automatisierung für den Vertrieb

Die Automatisierung des Verkaufsprozesses bedeutet, viel Zeit und Geld zu sparen und manuelle Prozesse aus dem Alltag eines Vertriebsmitarbeiters zu entfernen, damit dieser sich mehr dem Verkauf widmen kann.

Mithilfe bestimmter Tools können Vertriebsteams verfolgen, an welcher Stelle sie sich gerade bei bestimmten Kunden befinden. So können sie die richtigen nächsten Schritte planen, die zu einem erfolgreichen Verkauf führen.

Durch die Verknüpfung mit ERP-Systemen weiß jeder im Unternehmen genau, wo sich jeder Kunde im Verkaufsprozess befindet. Darüber hinaus werden die Mitglieder des Vertriebsteams automatisch über die nächsten Schritte informiert, die sie ausführen müssen. Das bedeutet, dass sie immer zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Maßnahmen ergreifen können, um die besten Verkaufschancen zu gewährleisten.

Digitalisierungspotenzial durch Automatisierung

Durch die Automatisierung von Teilen des Verkaufsprozesses können Unternehmen Aufträge erhalten, ohne etwas zu tun. Beispielsweise könnte ein Unternehmen eine Automatisierung einrichten, bei der der Kunden sein Angebot selbstständig einholt, entsprechend den Auftrag auslöst und der Auftrag, ohne menschliches hinzutun, in die Produktion geht.

Die Digitalisierung und Automatisierung des Vertriebsprozesses bringen tatsächlich eine Fülle von Vorteilen mit sich. Das Digitalisierungspotenzial für zur Steigerung der Umsätze und die betriebliche Effizienz sowie die Teamleistung lassen sich erheblich optimieren.

Denn können sich Vertriebsmitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, profitiert sowohl die Arbeitsmotivation der Angestellten als auch final das Unternehmen durch mehr Leistungsfähigkeit und folglich mehr Einnahmen.

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