ERP steht für Enterprise Ressource Planning. ERP Systeme verwalten eine Reihe von relevanten Geschäftsfunktionen durch Automatisierung und Vereinfachung des täglichen Betriebes. ERP Software ist modular erweiterbar und nutzt Künstliche Intelligenz.
Was bedeutet ERP?
Jedes Unternehmen, das mehrere Softwareprodukte zur internen Verwaltung von Finanzen, Personal, Vertriebsmaßnahmen, Marketing, Lagerverwaltung und Logistik integriert, sollte die Vorteile des Zusammenschließens der verschiedenen Tools in einem einzigen ERP System in Betracht ziehen.
Die Bedeutung von ERP hängt ganz davon ab, was dieses System für ein Unternehmen tun kann. Die ERP Software sorgt für einen schlanken, vereinfachten sowie genauen Betrieb und bietet zusätzlich einen vollständigen Überblick über die Besonderheiten des Unternehmens.
Mit der Software können Unternehmen sowohl die Effizienz als auch die Produktivität verbessern und insgesamt agiler werden. Das führt zu mehr Konkurrenzfähigkeit gegenüber den Mitbewerbern.
Was ist eine ERP Software?
ERP ist eine Plattform, die mehrere geschäftskritische Softwares in einer einzigen Schnittstelle kombiniert. Die Software beinhaltet häufig Funktionen für Kundenmanagement, Buchhaltung sowie Warenwirtschaft, Personalmanagement und Produktionsplanung. Unternehmen können jedoch auch benutzerdefinierte Modulkombinationen programmieren lassen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.
Aufgrund der Komplexität und Anzahl der Funktionen, die über eine ERP Software verfügbar sind, wurde sie traditionell von großen Unternehmen eingeführt. In den letzten Jahren hat sich jedoch gezeigt, dass ERP Software auch für kleine und mittelständische Unternehmen sehr nützlich ist.
Das ist auch der Entwicklungen im Rahmen der digitalen Transformation geschuldet, die zu einer verstärkten Bemühung der Unternehmen geführt hat, analoge Prozesse auf digitale Technologien umzustellen.
ERP Software variiert stark zwischen Systemen, Branchenschwerpunkten und ihren angebotenen Funktionen. Die meisten ERP Systeme bieten jedoch mehrere dieser Module:
- CRM
- Digitale Buchhaltung
- Projektmanagement
- E-Commerce
- Warenwirtschaft und Logistik
- Dokumentenmanagement
- Vertrieb und Außendienst
- Marketing
Zusätzlich zu abteilungsspezifischen Modulen zielen viele ERP Systeme auf bestimmte Branchen wie Industriebetriebe, Konsumgüter oder Lebensmittelkonzerne ab. Branchenorientierte ERP Systeme bieten maßgeschneiderte Funktionen und Anwendungen und sind angepasst an spezielle Marktbedingungen oder Wettbewerbssituationen.
Einführung von ERP im Unternehmen
Die Entscheidung, ob ein Unternehmen eine ERP Software implementieren soll oder nicht, ist eine zukunftsweisende Entscheidung. Viele Unternehmen denken immer noch, dass ein effizienter Betrieb ohne ERP möglich ist. Doch dem ist nicht so, denn nur über den Einsatz von digitalen Methoden und Technologien ist die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit gesichert.
Mit Unterstützung von ERP-Systemen können Effizienzsteigerungen im Prozentbereich erreicht werden, die über den Fortbestand am Markt entscheidend sein können. Die Implementierung von ERP Software bringt große Vorteile mit sich, wie eine verbesserte Produktivität, höhere Effizienz, geringere Kosten und optimierte Prozesse.
Das sind alles geschäftskritische Bereiche und ihre Ergebnisse haben wesentlichen Einfluss auf strategische Unternehmensentscheidungen.
Die ERP Integration
Es ist wichtig, die ERP Integration in den Hauptanwendungen sicherzustellen. Basierend darauf, welchen Geschäftszweck sie erfüllen, welche Schwachpunkte gelöst werden soll und auf welchen Plattformen das ERP integriert ist, erfolgt die Integration über Schnittstellen. Je mehr Prozesse in ein ERP System integriert und vernetzt sind, umso effizienter arbeitet ein Unternehmen.
ERP und CRM sind insofern ähnlich, als das es sich bei beiden um Datenbanken handelt. Sie ermöglichen einem Unternehmen alle Geschäftsfunktionen zu verwalten, auszuführen sowie zu organisieren und sind daher von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens.
Beide Systeme optimieren diese Geschäftsprozesse und tragen zum Wachstum sowie zur Rentabilität eines Unternehmens bei. Daher setzen Unternehmen häufig beide Systeme parallel ein, um sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse effizient ablaufen.
Das CRM System optimiert die Interaktionen mit aktuellen und potenziellen Kunden, indem wiederholende Aufgaben automatisiert und Daten zwischen Vertrieb, Marketing und Kundendienst ausgetauscht werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert alle Dokumente, Verträge, Korrespondenzen, Absprachen und Spezifikation sowie viele andere Informationen, die eine Rolle für die Planung und Steuerung von Prozessen wichtig sind, in eine Software und stellt diese den Nutzern zur Verfügung.
Ein intelligentes ERP-System ist in der Lage, CRM und DMS zu integrieren und über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz die Daten daraus für nachhaltige Analysen aufzuwerten. Die parallele Nutzung ist nicht empfehlenswert, aber möglich.
10 Vorteile von ERP Software
ERP Software steigert die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens durch die Zentralisierung kritischer Daten in einer dezentralen Datenbank und ermöglicht dadurch eine Optimierung bestehender Prozesse.
Dezentrale Plattform
ERP Software fungiert als zentrale Schnittstelle für alle wichtigen Informationen, die ein Unternehmen und die darin enthaltenen Abteilungen benötigen, um die täglichen Geschäftsprozesse aufrechtzuerhalten.
Anstatt separate Datenbanken zu verwalten, sind alle Informationen an einem einzigen Ort gespeichert. Das bedeutet auch, dass Plattformen wie eine CRM Software in die ERP Software integriert werden können, um fortlaufend genaue und wichtige Daten zu erhalten. Durch die Echtzeitaktualisierung wird die Datengenauigkeit verbessert, wodurch potenzielle Geschäftsfehler mit falschen Daten und Analysen vermieden werden.
Einheitlichkeit und Transparenz
Eine ERP Software eliminiert wiederholende Prozesse und reduziert die Notwendigkeit der manuellen Eingabe von Informationen erheblich. Das verbessert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert die Falscheingabe von Daten auf ein Minimum, die kostspielige Auswirkungen auf das Geschäft haben können.
Die Vereinfachung von Geschäftsprozessen ermöglicht zudem Unternehmen, ihre Daten dezentral, und somit einfacher und effizienter, zu erfassen und zu verwalten.
Prozessoptimierung
ERP Software passt sich stets aktuell an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Business Best Practices und Compliance Regeln an. Intelligente ERP Systeme dienen dazu, die Vorschriften in der Branche im Auge zu behalten und Änderungen der Compliance Regeln zu überwachen. Das ermöglicht Unternehmen über Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und Spezifikationen in Bezug auf Geschäftsprozesse stets auf dem aktuellen Stand zu sein.
Zusammenarbeit aller Abteilungen
Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist ein entscheidender und häufig notwendiger Teil des Geschäfts, insbesondere weil Geschäftsprojekte häufig mehr als nur eine Abteilung umfassen.
Da die in eine ERP Software eingegebenen Daten zentralisiert und einheitlich sind, gibt es keinen Grund, warum Abteilungen Informationen nicht untereinander austauschen und bei Bedarf zusammenarbeiten können. Es entstehen crossfunktionale Teams, die von hoher Agilität geprägt sind.
Eine ERP Software berührt nahezu jeden Aspekt eines Unternehmens und fördert so die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Wie bereits erwähnt, wird ERP Software in Echtzeit aktualisiert. Unabhängig davon, wann und wo eine ERP Software verwendet wird, besteht immer die Möglichkeit Informationen auszutauschen und auf Daten zuzugreifen.
Verbesserte Unternehmensplanung
Mit der ERP Software erstellen Unternehmen genaue Prognosen und erkennen Trends. Das hilft Unternehmen vorausschauend zu denken und effektiver zu planen, was sie an Inventar und Verkäufen bis hin zu Finanzen und Kundenservice benötigen.
Mit einer genaueren Prognose können Unternehmen ihre Geschäftskosten effektiv senken und Geld sparen. Da die Informationen in der ERP Software genau sind und in Echtzeit vorliegen, können Unternehmen realistische Schätzungen vornehmen, effektivere Prognosen erstellen und frühzeitige Trendverschiebungen erkennen.
Minimierung von Fehlerquellen
Eine ERP Software bietet zuverlässige Daten, auf die von verschiedenen Standorten und über mehrere Geräte, einschließlich Tablets und Smartphones, in Echtzeit zugegriffen werden kann. Dadurch verbessert ERP Software die Datengenauigkeit und die Datenkonsistenz. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sich die Daten und Analysen sicher aus unterschiedlichen Quellen zusammentragen und visuell darstellen lassen.
Zeitersparnis
Durch die Automatisierungs- und Rationalisierungsfunktionen der ERP Software können redundante Prozesse optimiert werden. Das hat auch zur Folge, dass Mitarbeiter mehr Zeit für andere zeitkritische, dringende Projekte und Aufgaben haben. So lassen sich freie Ressourcen bündeln und wertschöpfend an anderer Stelle einsetzen.
Deutliche Kostensenkung
Mit aussagekräftigen Echtzeitinformationen reduziert ERP Software Verwaltungs- und Betriebskosten. Sie ermöglicht zum Beispiel Herstellern, Vorgänge proaktiv zu verwalten, Störungen und Verzögerungen zu vermeiden, Produktionsstaus zu beseitigen und hilft Mitarbeitern dabei, Entscheidungen schneller zu treffen.
Erfolgreiche Projektplanung
Mit einem ERP System werden Projektänderungen aufgrund der 360-Grad-Sicht auf das Unternehmen und die verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Kundendienst, Planung, Buchhaltung, Produktion und Personalwesen nachhaltig erfolgreicher. Alle Abteilungen sind involviert und die Daten lassen sich auf allen Ebenen gemeinsam nutzen. Alle relevanten Abteilungen erhalten Benachrichtigungen, wenn sich der Zeitplan ändert oder ein neues Projekt ansteht.
Verbesserte Mitarbeitermotivation
Mangelnde Zusammenarbeit und schlechte Kommunikation sind in der Regel darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeiter nicht über die erforderlichen Informationen verfügen. Durch den Zugriff auf Daten aus anderen Abteilungen verbessert die ERP Software die Zusammenarbeit, da die Mitarbeiter das Gesamtbild des Unternehmens sehen können.
Auch hilft eine ERP Software, Routineaufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren. Das entlastet die Mitarbeiter und motiviert sie für neue Aufgaben.
Compliance und Datenschutz
Der Datenschutz sollte eine wichtige Rolle bei der Auswahl der ERP Software spielen, da personenbezogene Daten einen besonders reglementierten Geschäftsbereich darstellen.
Das bedeutet, dass ein Unternehmen überlegen muss, wo personenbezogene und geschäftskritische Daten gehostet sind und welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen. Sie müssen sicherstellen, dass die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten zu jedem Zeitpunkt der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) entsprechen.
Die DSGVO hat die Grundsätze des Datenschutzes standardisiert und gesetzlich verankert. Nach Artikel 25 der DSGVO müssen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz getroffen werden.
Eine ERP Software hat die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen im Programmcode verankert und das führt ausschließlich zu Transaktionen und Zugriffsberechtigungen, die der unternehmenseigenen Compliance und Datenschutzverordnung entsprechen.
Durch die verbesserte Sicherheit wird das Risiko minimiert, dass wichtige Geschäftsinformationen in die Hände von unberechtigten Dritten gelangen. Die hohe Zuverlässigkeit, Ausfallsicherheit und Datensicherheit sind bei ERP Software von entscheidender Bedeutung.
ERP Systeme steigern Effizienz
Moderne ERP Software ist flexibel erweiterbar und für jedes Unternehmen individuell konfigurierbar. Sie stellt keine Einheitslösung dar, sondern kann auf die besonderen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden.
Professionelle ERP Software passt sich an die Anforderungen eines wachsenden Unternehmens an. Die Künstliche Intelligenz arbeitet mit der Zeit immer effizienter. Die Datenanalysen sind aussagefähiger und erlauben zunehmend Betrachtungen in die Tiefe.
Bei der Implementierung einer ERP Software ist es wichtig, dass die Anwendungen auf das entsprechende Unternehmen anpasst wird. Nur so ist sichergestellt, dass das System über alle Funktionen verfügt, die zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs erforderlich sind.
Vordefinierte Compliance-Regelungen und ein transparentes Berechtigungssystem erlauben das Teilen von geschäftskritischen Daten und erhöhen die Privatsphäre.
